Stap voor Stap naar een Paperless Office
Wat bespaar je met een paperless office?
Een paperless office, die term hoor je tegenwoordig steeds vaker. We hebben het er met zijn allen over, maar hoeveel bedrijven maken dit nou echt waar? Volgens een onderzoek van Iron Mountain haalt slechts 1 % van de Europese bedrijven het streven om een paperless office te worden.
Nou klinkt het misschien ook wel als een duur grapje om volledig van het papier af te gaan. Maar ga maar eens na hoeveel geld papier jouw bedrijf wel niet kost. Je zult er vast van schrikken 😉
Tijd voor een beetje (hogere) wiskunde
Het verschil in prijs tussen het digitaal ondertekenen van facturen of het uitprinten en ondertekenen ervan is bijvoorbeeld minimaal 50 %. Ga maar eens na, wanneer je 100 facturen als uitgangspunt neemt:
- Elke factuur bestaat uit 2 pagina’s, dus je hebt 200 pagina’s in totaal.
- Een pak papier van 500 witte vellen kost 4,90 euro, dus de kosten van één blad zijn 1 euro cent. Het papier voor de 100 facturen kost dus 2 euro.
- Een zwarte toner met een geschatte levensduur van 2600 pagina’s kost 62 euro. Het afdrukken van 200 pagina’s kost dus 4,77 euro.
- Gemiddeld kost het zo’n 3 minuten om een document te verzenden (de factuur opstellen, afdrukken en verzenden per email). Het duurt dus zo’n 5 uur om 100 facturen gereed te maken. Laten we zeggen dat administratief medewerkers zo’n 10 euro per uur verdienen, dus dan zou het 50 euro kosten om 100 facturen gereed te maken.
- Ook het ontvangen van getekende documenten kost tijd. Ze moeten gescand worden om digitaal te kunnen bewaren. Het beheren van een factuur kost gemiddeld zo’n 5 minuten, dus het zou 4,5 uur kosten om 100 facturen te verwerken. Uitgaande van hetzelfde salaris als hiervoor, zou deze taak een bedrijf dus 45 euro kosten.
- Dan is er natuurlijk ook nog sprake van transportkosten, mochten facturen verzonden worden naar klanten, soms ook in het buitenland. We nemen Nederland even als voorbeeld. De gewone post kost hier 91 euro per brief (tussen de 50 en 100 gram). Het verzenden van 100 facturen zou dus 91 euro kosten.
- De gecertificeerde post kost in Nederland 8,30 euro per brief (tussen de 50 en 100 gram). Als je dan 100 facturen moet verzenden, ben je dus 830 euro aan transportkosten kwijt. Dat is nogal wat! :O
Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om de facturen handmatig via de gewone post te verzenden. Dan ben je 192,77 euro kwijt in totaal, voor het gehele proces. Maar facturen bevatten vaak toch gevoelige informatie, waardoor je als bedrijf eerder voor gecertificeerde post kiest.
Dat zou je een totaal kostenplaatje van 931,77 euro opleveren. 😮😮😮
Vergelijk dit met digitaal factureren...
- Je hebt hierbij geen materiaalkosten
- Wel betaal je inschrijvingskosten voor een digitale handtekening-dienst. De goedkoopste oplossing hierin biedt je een abonnement van 30 euro per gebruiker per maand, waarmee je een onbeperkt aantal documenten ter ondertekening kunt verzenden en ontvangen. Bij 100 facturen per maand zou de prijs dan 3,30 euro per factuur zijn. Wanneer 1 persoon deze taak uitvoert, ben je dus als bedrijf maar 30 euro per maand kwijt.
- Het opstellen van een factuur ter ondertekening kost gemiddeld 5 minuten. We gaan hier weer uit van een salaris van 10 euro per uur voor de verantwoordelijke. Dat zou neerkomen op een kostprijs van 83,33 euro voor het opstellen van 100 facturen.
- Het ontvangen en archiveren van de documenten wordt door de meeste diensten automatisch gedaan. Hier is dus geen personeel voor nodig en er hangen dus ook geen kosten aan.
- Transportkosten heb je ook niet. Alles gaat digitaal.
De totale kosten die een digitale afhandeling van documenten met zich meebrengt is dus 113,33 euro voor 100 documenten. Dat is 59 % goedkoper dan het verzenden van documenten met de gewone post. Met gecertificeerde post scheelt het zelfs 82 %!
