Een opgeruimde werkplek: zó doe je dat!

Je weet het stiekem vast wel: een opgeruimde werkplek is goed voor je concentratievermogen, je prestatievermogen, je overzicht in je notities en… eigenlijk voor alles.

Alleen... Hoe krijg je zo'n opgeruimde werkplek voor elkaar? In de drukte van elke werkdag is het heel makkelijk om het overzicht te verliezen in alles wat je nog moet doen. Misschien heb je niet eens tijd om je bureau op te ruimen, omdat je van meeting naar meeting sjeest of omdat je tot over je oren in het werk zit. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je werkplek momenteel een enorme bende is, waardoor de moed je in de schoenen zakt als je alleen al dènkt aan het opruimen ervan.

Toch is het meer dan de moeite waard om het opruimen van je werkplek nog eens te overwegen. Een opgeruimde werkplek heeft namelijk heel veel voordelen, zoals productiever werken, het verminderen van stress, het bewaren van belangrijke documenten, etcetera. Het enige wat jij hoeft te doen, is je werkplek één keer grondig opruimen, en er vervolgens elke dag 5 minuten tijd aan besteden.

Voordeel 1 van een opgeruimde werkplek: Je hebt meer concentratie

Eigenlijk spreekt dit voordeel voor zich. Je brein Is immers zo geprogrammeerd dat het verschillende prikkels op hetzelfde moment binnenkrijgt en filtert op hoe belangrijk ze wel of niet zijn. Als jouw bureau vol ligt met papieren en aantekeningen, en je computer heeft 5,10 of wel 20 tabbladen openstaan, én op de grond slingeren ook nog allerlei spullen in het rond, dan heeft je brein er een dagtaak aan om zich tussen al die prikkels nog te concentreren op het werk dat je moet doen.

Door je werkplek op te ruimen, zorg je voor meer rust in je brein, zodat het zich kan bezighouden met de belangrijke taken van je werkdag.

Voordeel  2 van een opgeruimde werkplek: Je werkt productiever

Een voordeel dat onlosmakelijk verbonden is met je concentratievermogen, is je vermogen om productiever te werken. Doordat je je beter kunt concentreren, werk je immers met meer focus, en dus productiever en efficiënter.

Maar je werkt ook productiever door je werkplek slim en efficiënt te organiseren. Denk aan een vaste plek voor verschillende soorten documenten, het gebruik van een archiefkast onder je bureau en het gebruiken van ordners en bakjes waar je bijvoorbeeld pennen en sleutels of andere spullen in stopt.

Voordeel 3 van een opgeruimd werkplek: Je maakt je collega's blij

Of je het nu leuk vindt of niet, jouw werkplek heeft ook invloed op het humeur van je collega's. Door deze opgeruimd te houden, nodig je collega's uit om met je samen te werken. Daarnaast straal je professionaliteit uit en voorkom je bovendien irritaties en discussies over jouw rommel waar anderen last van kunnen hebben.

Voordeel 4 van een opgeruimde werkplek: Je voorkomt  werkstress

Werkstress. Wie kent het niet? We krijgen er allemaal op dagelijkse basis mee te maken. Een component van de werkstress is rommel op en rond je werkplek. Het draagt namelijk bij aan de bestaande chaos in je hoofd. Door regelmatig op te ruimen, orden je niet alleen je bureau, maar ook  je  hoofd! En dat draagt weer bij aan je concentratievermogen, wat vervolgens je productiviteit verhoogt en je werkstress dus verlaagt. Win-win!

Voordeel 5 van een opgeruimde werkplek: Je documenten blijven veilig

Als je werkplek niet opgeruimd houdt (en dan hebben we het zowel over je bureau en papieren documenten als je digitale documenten op je computer of laptop), dan bestaat er een grote kans dat je belangrijke documenten kwijt raakt en privacygevoelige informatie laat rondslingeren. Daarom is het belangrijk om ook je digitale documenten goed te ordenen in verschillende mappen en ze eventueel te beveiligen als dat nodig is.

Handige tips voor een opgeruimde werkplek

Of je nu van opruimen houdt of niet: iedereen op je werk profiteert van jouw opgeruimde werkplek. Jij werkt productiever en verlaagt je werkstress, en je collega's hoeven zich niet te irriteren aan jouw rommel, werken graag met je samen en nemen wellicht zelfs jouw excellente voorbeeld over.

Hoe zorg je in de praktijk voor een opgeruimde werkplek? Een aantal tips!

Tip 1: Maak elke dag tijd om je bureau op te ruimen. Het bijhouden van een opgeruimde werkplek is een stuk makkelijker dan je werkplek opruimen als er al heel veel rommel licht. Maak dus aan het begin van je werkdag of aan het eind van je werkdag een paar minuten tijd om je bureau netjes te ordenen. Kleine moeite, groot effect!

Tip 2: Gebruik een to-do-list. Maak aan het begin van de week een lijst van taken die je die week allemaal af moet krijgen. Streep ze af zodra je een taak voltooid hebt of wis de taak volledig uit. Dit geeft nog meer overzicht en een extra opgeruimd gevoel! Probeer bijvoorbeeld onze uitwisbare to-do-list, gemaakt van steenpapier.

Tip 3: Digitaliseer je documenten. Digitaal werken is een stuk milieuvriendelijker dan werken op papier en maakt het bovendien makkelijker om de documenten te organiseren. Het enige wat je nodig hebt, is een computer (en dus geen mappen en ordners die alsmaar in volume toenemen).

Tip 4: Stap over op uitwisbaar steenpapier. Dankzij uitwisbaar steenpapier heb je voortaan nog maar één notitieboek nodig waar je aantekeningen, to do’s en notities in kwijt kunt. Ben je klaar met je notities? Scan en digitaliseer ze dan, wis notities weer uit en schrijf opnieuw en opnieuw op de pagina.

Tip 5: Lees het boek Grip pen Elke dag om 15:00 uur klaar. In deze boeken staan tips om efficiënter en productiever te werken, zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd, meer overzicht ervaart en heel veel minder werkstress voelt. Aanrader!

Meer leren over efficiënt en productief werken? Lees ook onze 10 beste tips voor de beste planning!